Estamos en un tiempo en la historia en el que la cultura de trabajo ha migrado de lo tradicional a lo digital velozmente, de manera un tanto forzosa. Las empresas más reacias a los cambios, las más retraídas a contextos pasados, han tenido que acelerar sus procesos de gestión, conectividad, logística y de recursos humanos. Hoy nos vemos ante la necesidad de crear nuevas soluciones y atrevernos a innovar. A continuación les dejamos unos consejos para la buena gestión de reuniones virtuales con sus equipos, gerencias y clientes.

En estos tiempos de crisis las empresas, en su totalidad, han experimentado una tendencia creciente y ya adoptado por múltiples compañías: el trabajo a distancia. Para ello, es imprescindible el orden, gestión y responsabilidad de los equipos de trabajo. Esta dinámica está centrada en el trabajo por metas u objetivos, lo que permite prescindir de largas horas de trabajo, tiempo perdido en el tráfico, gastos innecesarios y largas reuniones. Por el contrario, ejercita la manera de optimizar el tiempo y desarrolla habilidades en sus ejecutores.

Por ejemplo, en América Latina se pierde el 40% del tiempo en reuniones improductivas, en donde se habla mucho y se decide poco. El ideal es ser lo más eficientes posibles y distribuidor mejor los tiempos. Hoy la herramienta seguramente más utilizada es la de las video llamadas, en donde podemos poner en perspectiva la realidad de cada empresa, analizar la situación y tomar decisiones. Sabemos que esta forma permite conectividad, démosle también dinamismo y eficiencia.

Te dejamos estos 6 consejos para ti y para tu equipo:


1.       Prepara un temario

Es fundamental que todos dispongan de manera anticipada de un temario resaltando los puntos que se tocarán. Es recomendable determinar un tiempo para contestar preguntas y recoger inquietudes. Es necesario especificar el horario de inicio y finalización.

 

2.       Enviar invitaciones

Crea tu cuenta e invita a las personas para que ellas puedan agregarlo a su calendario virtual. No olvides copiar el link de la sesión, así también podrá enviarlo por what´s app. Recuerda registrar la hora.

 

3.       Entorno físico

Es importante que encuentres un lugar en tu casa, un espacio ideal para poder concentrarte. Evita el tránsito de personas y/o distracciones.

 

4.       Plataforma adecuada

¡Elige una plataforma! Te recomendamos Bluejeans, Hangouts y Zoom. Es importante que todos asegurarse que todos cuenten con señal de internet.

 

5.       Simulacro

Te recomendamos hagas un briefing de 10 minutos para asegurar que todos tienen las herramientas tecnológicas instaladas y resolver dudas de uso.

 

6.       Puntualidad

          Siempre ten en cuenta la hora de inicio, mostremos nuestra responsabilidad en ese detalle.